Gestionar nuestro propio tiempo

Aquellos que trabajamos en diferentes proyectos y para diferentes clientes, necesitamos llevar una contabilidad exhaustiva de lo que tenemos que hacer y en qué gastamos nuestro tiempo. En mi caso, como cada cliente tiene una gestión interna de contabilidad de las horas de los técnicos, gestión de incidencias, etc, y además mi propia empresa lleva otra, yo personalmente, necesito llevar mi contabilidad de tiempo personal aparte, y semanalmente traslado a las aplicaciones de los clientes y de mi empresa, porque en otro caso perdería aproximadamente 1,5horas al día en hacerlo. He conseguido condensar este tiempo de actualizar las aplicaciones tres horas semanales, en vez de las 7,5 que necesitaría si lo hiciera on-line a diario. Aquellos que además se nos permite cierto grado de autonomía en nuestro día a día, sin nadie por encima que decida cuándo podemos salir a comer o ir al váter, tenemos además de tener que atualizar nuestro tiempo en aplicaciones de contalidad de tiempo (gestores de proyectos, gestores de tareas y/o gestores de incidencias, incidentes) enfrentarnos a la planificación diaria de los trabajos que tenemos que hacer.

Existen numerosos artículos en la red que nos aconsejan sobre esta tarea, aunque reconozco que siempre me inspiró la presentación de Thomas Limoncelli y su libro Time Management for System Administrators. La semana pasada descubrí el método GTD (Getting Things Done) de David Allen, y durante esta semana he estado intentando llevarlo a cabo. Para introducirse en este método recomiendo:

1. Ver el vídeo de David Allen en Google.
   


2. Ver el video-cast que preparó Berto Peno: GTD Fácil (1ª Parte) de ThinkWasabi
   


3. Ver la continuación del video-cast: GTD Facil (2ª Parte), donde describe cómo aplicar el método usando EveryNote y Things (sólo para Mac).
   


4. Leernos la entradaGTD:Getting Things Done del blog de JesusDa, para quedarnos mejor con la filosofía y leer sus impresiones. Descargarnos el fondo de pantalla que el mismo JesusDa realizó, para tener un esquema-resumen de cómo funciona.
   

Hasta ahora siempre he usado una agenda que me acompañaba a todos lados, y donde iba apuntando en qué invertía mi tiempo, y qué tenía que hacer. Para empezar a usar este método he empezado a usar gtd-free, una herramienta java que implementa la metodología y que me permite usar en Linux y Windows. Para solucionar el problema de usar un único repositorio de tareas, he configurado un directorio WebDAV en el servidor de casa, y desde ahí entrego y descargo el listado de tareas. Tras una semana de obligarme a usarlo, estas son mis impresiones:

• El método es bastante sencillo y no cuesta trabajo adecuarse, siguiendo estos consejos.
  


• Elegir bien la herramienta sirve de ayuda para acostumbrase a la metodología.
  


• Es importante no obsesionarse: La replanificación de qué vamos hacer sólo se hace a primera hora: poner las tareas más cortas al principio. Durante todo el día vamos recapitulando tareas en Collect, pero sólo las etiquetamos y re-organizamos en carpetas dos o tres veces al día: Lo suelo hacer tras el almuerzo, antes de comer y antes de terminar. La regla de los dos minutos sólo la aplico al principio de la mañana, tarde, y al llegar del almuerzo.
  

Este tipo de metodologías y herramientas, nos sirven para organizar y planificar nuestro tiempo, pero también es importante luego, repasar lo que hemos hecho, el tiempo que hemos dedicado etc. Si no hacemos este post-análisis no aprenderemos a planificar los proyectos y a saber en qué se va más tiempo en un proyecto ni tampoco tendremos información de cuánto tiempo hemos invertido en realizar una tarea/proyecto, que al final es lo que nos indica el coste del proyecto.

La imagen la he sacado de doc.dr. Miha Škerlavaj vía google images.